АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СОЧИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 августа 2013 г. № 376-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения администрации города Сочи
от 05.03.2014 № 86-р)

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, в целях организации работы со служебными документами на единой основе, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Сочи (прилагается).
2. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Сочи от 30 марта 2010 года № 161-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи".
3. Управлению информационных ресурсов администрации города Сочи (Мерлей) разместить настоящее распоряжение на официальном сайте администрации города Сочи в информационно-коммуникационной сети Интернет.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи И.В. Владимирскую.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Сочи
А.Н.ПАХОМОВ





Приложение
к распоряжению
администрации города Сочи
от 07.08.2013 № 376-р

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения администрации города Сочи
от 05.03.2014 № 86-р)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Сочи (далее - Инструкция) является документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации города Сочи.
1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документов в администрации города Сочи.
1.3. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации города Сочи.
1.4. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями.
1.5. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, муниципальными правовыми актами администрации города Сочи.
1.6. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Сочи осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.
1.8. Переписка между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9. Не допускается работа с документами администрации города Сочи вне служебных помещений.
1.10. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).
Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении гражданина (на основании Федерального закона № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").
1.11. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи в соответствии с Постановлением администрации города Сочи от 15 июня 2012 года № 1300 "О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи".
1.12. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи с письменного разрешения заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.
1.13. Выдача копий ответов заявителям, находящихся в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, осуществляется работниками управления с письменного разрешения заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи либо начальника управления по работе с обращениями граждан и организаций или его заместителя на основании письменного заявления гражданина либо по запросу (в соответствии со статьей № 6 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" о гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением).
1.14. Работники администрации города Сочи несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов.
1.15. При утрате документов руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи проводит проверку по факту утраты документов, о результатах которой информирует заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.
1.16. При увольнении или переходе на другую работу муниципальный служащий должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому работнику по акту.
1.17. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Служебные документы администрации города Сочи, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения № 1, 2 к настоящей Инструкции).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без специального бланка.
Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации города Сочи изложен в пункте 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции.
2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях № 1, 2, 3 к настоящей Инструкции.
2.3. Наименование органа (должностного лица) - автора служебного документа - указывается на бланках документов администрации города Сочи.
2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов.
2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2008 года следует оформлять: 05.06.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (5 июня 2008 года).
2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат:
8 апреля 2008 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
2.8. Регистрационный номер документа - это порядковый номер его регистрации, дополненный индексом дела по номенклатуре дел.
2.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру администрации города Сочи.
2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах).
При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Например:

Начальнику управления
по образованию и науке
администрации города Сочи
(инициалы, фамилия)

2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:

Петровой М.П.
Первомайская ул., 153, кв. 29,
пос. Изумрудный, Красноармейский р-н,
Краснодарский край, 353660

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:

Руководителям отраслевых
(функциональных) органов
администрации города Сочи

2.12. Письмо не должно содержать более четырех наименований адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адреса не пишется.
При направлении письма более чем на четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.
2.13. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:
наименование адресата (наименование организации);
название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;
название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;
название страны (для международных отправлений);
почтовый индекс.
Например:

Государственное унитарное предприятие
"Центр аудита и контроля"
Воровского ул., 5/1,
город Сочи, 354000

2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава города Сочи
_____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
дата

2.15. Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава города Сочи
_____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
дата

2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации города Сочи, приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, протоколом.
При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
администрации города Сочи
от 25 июня 2008 года № 345

или

УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
управления здравоохранения
администрации города Сочи
от 16.04.2008 № 105

Реквизиты "гриф утверждения", "гриф одобрения", слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.
2.17. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.
Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа. В случаях когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
программ городского развития
администрации города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия)
дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной
комиссии администрации
города Сочи
от 06.06.2008 № 14

Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например:

Начальник управления
программ городского развития
администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)
дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник управления
потребительского рынка и услуг Замечания прилагаются
администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)
дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например:
О направлении...
Об отмене...
О состоянии...
Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.
2.20. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.